Documentation générale relative à l'entrée en fonction
Remarques générales
Veuillez garder à l'esprit que ces formulaires sont génériques et qu'ils doivent couvrir des situations diverses sur de nombreux lieux d'affectation de par le monde ; il se peut donc que certaines rubriques aient une pertinence moindre pour votre bureau. Nous vous recommandons de vous munir d'une copie (électronique) de ce paquet de documents pour une utilisation ou une référence ultérieure.
- No d'index (parfois également désigné « payroll no. » ou « UNHQ Index no ».
Veuillez penser à remplir le champ concerné avec le numéro qui vous a été attribué. - Date d'entrée en fonction (EoD)
Veuillez inscrire la date que vous proposez ou celle sur laquelle vous vous êtes mis d'accord avec votre lieu d'affectation. La date d'entrée en fonction ne se fixera que lorsque toutes les autorisations vous auront été délivrées et que vos horaires de voyage auront été confirmés. D'habitude, la EoD correspond au jour où vous commencez votre voyage et il est tenu compte du temps de trajet pour autant que vous vous déplaciez selon l'itinéraire le plus direct et que vous vous présentiez à votre travail au plus vite après votre arrivée. S'il s'avère nécessaire, votre Chargé/e des ressources humaines modifiera votre date d'entrée en fonction. - Fin de contrat
Indépendamment de la durée de contrat standard qu'offre votre donateur, vous recevrez des engagements annuels, dont le renouvellement est sujet à une évaluation de votre rendement. La date de fin de votre contrat (appelée aussi CoB) survient un an après celle de votre entrée en fonction (par ex. du 15 janvier 2007 au 14 janvier 2008).
Documents
- Le passeport
Les détails généralement demandés sont le numéro de passeport, la nationalité, l'autorité émettrice, la date d'émission et d'expiration ; le nom de la personne titulaire du passeport ainsi que sa date et lieu de naissance. - La copie du document attestant votre couverture d'assurance privée
Veuillez noter que cette couverture est facultative. Si vous ne désirez pas adhérer à l'assurance de l'ONU, vous devez prouver que vous bénéficiez de la couverture d'une autre assurance.
Les formulaires
Veuillez trouver ci-dessous un tableau indiquant s'il faut soumettre l'original ou une copie du formulaire de l'ONU au Centre pour les JEA à Copenhague. En outre, veuillez noter que les informations indiquées ci-dessous sont valables pour l'engagement initial ainsi que pour toutes modifications ultérieures.
Document original qui devra être transmis au Centre pour les JEA par courrier express |
Copie du document qui devra être transmise au Centre pour les JEA par courriel |
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- Examen médical initial
Si vous avez déjà reçu ce lien, veuillez ne pas tenir compte de cette référence. - Régimes d'assurances J. Van Breda
Assurance-maladie et pour soins dentaires de l'ONU pour le personnel en fonction sur les lieux d'affectation en dehors de New York.
À la rubrique « Request » veuillez cliquer sur « New Coverage » et indiquer votre date d'entrée en fonction. - Assurance vie Aetna Group
À remplir les rubriques concernant le no du bureau ainsi que votre numéro de téléphone professionnel ; l'adresse Courriel du bureau peut être laissée en blanc.
Sous type de contrat (« Contractual Status ») actuel, veuillez choisir Durée déterminée (« Fixed-Term »). Ensuite placez les dates d'entrée et de fin de fonction (EoD et CoB ; voir explications ci-dessus dans Remarques générales) dans les champs correspondants (« From.. To.. »). Veuillez inclure, dans la mesure du possible, la date de naissance de votre/vos bénéficiaires testamentaires. - Caisse commune des pensions du personnel de l'ONU
Si cette rubrique se trouve cochée, veuillez envoyer le document original à la Caisse des pensions de l'ONU et une copie à notre bureau. Vous trouverez leur adresse sur le site web www.unjspf.org. Vous pouvez laisser les champs No de pension et No de bureau en blanc.
Salaire et paiements divers
- Demande concernant le versement du salaire
Le bureau de pays vous aidera à ouvrir un compte bancaire après votre arrivée sur place. Pour la portion de salaire que vous recevrez en monnaie locale, le Groupe des états de paie du PNUD/ONU envoie un ordre de paiement au bureau de pays, qui à son tour vous versera votre dû.
Veuillez noter que vous aurez plus tard la possibilité d'envoyer un nouveau formulaire au cas où vous aimeriez changer le pourcentage ou la monnaie du salaire versé et ce, après votre arrivée sur le lieu d'affectation. - Demande d'allocation de logement
Ce formulaire s'emploie une fois arrivé/e sur votre lieu d'affectation ; vous le remplirez, le ferez contresigner par le/la fonctionnaire en charge de ces démarches, enfin vous l'enverrez à votre Chargé/e des ressources humaines accompagné d'une copie de votre contrat de bail. - Allocation de déménagement
L'allocation de déménagement (RLG) est facultative. Vous pouvez en effet choisir de recevoir la somme forfaitaire de RLG et réaliser vous-même les arrangements - fret aérien, excédent de bagages, transport/assurance des effets personnels - qui vous conviennent. Vous avez également la possibilité de ne rien envoyer et d'acheter sur place tout ce dont vous aurez besoin. Nous effectuons le transfert du montant et vous vous faites responsable du reste. D'autre part, vous n'avez pas d'obligation d'en rendre compte à l'Organisation.
Si vous optez pour la RLG, veuillez remplir le formulaire correspondant comme suit :
« Du fait d'accepter le versement de la somme forfaitaire, je renonce à mon droit à la prise en charge de l'envoi de mes biens en relation avec mon déménagement de : lieu du recrutement au lieu d'affectation, prévu pour : date de EoD ».
L'autre option consiste à laisser le bureau de l'ONU à New York effectuer les arrangements relatifs à l'envoi des effets personnels pour vous - jusqu'au poids maximum en kilos mentionné sur l'offre d'engagement. - Justificatifs pour le remboursement de frais
Veuillez utiliser ce formulaire pour demander le remboursement des frais relatifs à votre recrutement. Vous pouvez décider de garder ce document jusqu'aux jours précédant votre départ et l'envoyer ensuite avec les pièces justificatives à votre Chargé/e des ressources humaines.
Remplissez votre nom dans le champ Bénéficiaire (« Payee »), JEA (« JPO ») dans celui de « Category ») et cochez la case « Direct deposit ». Veuillez énumérer clairement chaque pièce annexée et mentionner dans le même ordre les détails correspondants sur le formulaire. Remplissez les quatre premières colonnes : date de réception, numéro d'annexe, une brève description ainsi que le montant et la monnaie dans laquelle le paiement fut réalisé. Apposez votre signature dans « Signature of Claimant », ajoutez la date et envoyez-le avec les pièces originales. - Fournisseurs-prestataires de services/profil de la personne (« Vendor/Person Profile »)
Il est essentiel de remplir le document correctement afin que le transfert du montant se fasse sans problèmes.
Nous vous enverrons une somme forfaitaire qui couvrira les dépenses suivantes :
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- Voyage : pour vous, un billet complet en classe économique selon le devis de notre agence de voyages pour un trajet allant de votre lieu de recrutement - (via Copenhague, si telle fut votre demande) - à votre lieu d'affectation ; pour la/les personne/s reconnue/s à votre charge, un billet complet en classe économique pour un trajet direct du lieu de recrutement au lieu d'affectation.
- Frais d'aéroport selon les tarifs actuels de l'ONU ;
- Allocation de déménagement si vous l'avez demandée.
Section 1 : Laissez le champ en blanc.
Section 2 : Remplissez tous les champs si nécessaire.
Section 3 : Laissez le champ en blanc.
Sections 4 et 5 : Remplissez tous les champs si nécessaire.
Sections 4 et 5 : Remplissez tous les champs si nécessaire.
Section de la signature : Veuillez remplir le champ comme suit: " I (votre nom et prénom), in my capacity as (laissez en blanc), hereby authorise the agency .." . N'oubliez pas de signer et dater le formulaire.
Voyage et visa
- Demande de délivrance d'un laissez-passer de l'ONU (UNLP)
(Si vous êtes actuellement en possession d'un LP de l'ONU valide, veuillez contacter votre Chargé/e de RH.) Dans le cas contraire, remplissez le document selon les instructions. Ce document doit être rempli sur ordinateur et imprimé ou dactylographié. Comme il ne nous est pas possible d'y apporter des modifications ultérieures à la main, veuillez vérifier attentivement les informations afin d'éviter des retards.
Partie A. Tous les champs sont à compléter selon ce qui correspond. Le champ 10 (« Commentaires ») ne doit être rempli que si vous désirez inclure votre conjoint/e et/ou vos enfants sur l'UNLP. Dans ce cas, veuillez mentionner « Please add family members ». Dans la première partie du champ 11, écrivez « Fixed-Term ». Pour la date d'expiration, veuillez lire le paragraphe ci-dessus intitulé « Fin de contrat » dans la section « Remarques générales ». Inscrivez P1, P2 ou P3 dans le champ 13 en fonction de ce qui est mentionné sur votre lettre d'engagement. Dans le champ 14, veuillez indiquer « Programme Analyst » si vous êtes JEA, ou « Coordination Specialist » si vous êtes un SARC. Imprimez le formulaire, signez et datez-le.
Veuillez joindre deux photos d'identité par personne incluse dans l'UNLP. Les photos doivent être en couleurs mais prises sur un fond blanc. - Demande de l'habilitation de sécurité
Veuillez remplir et envoyer ce document dès que vous connaîtrez les arrangements de votre voyage. - Formulaire de demande de visa
Il vous incombe de vous assurer que vous et les membres de votre famille reconnus à votre charge allez arriver sur le lieu d'affectation munis des visas appropriés. Si vous ne recevez pas un formulaire de demande de visa avec le paquet de documents d'entrée en fonction, veuillez contacter ledit lieu d'affectation afin de vous informer au sujet du procédé pertinent (il se peut que vous bénéficiiez de la possibilité d'entrer dans le pays sans visa à condition d'avoir votre laissez-passer de l'ONU (UNLP).
Formation
Tous les JEA doivent suivre la formation en ligne " Sécurité fondamentale sur le terrain ". Pour les membres du personnel recrutés dans les catégories professionnelles et supérieures, il est également obligatoire de suivre la formation " Connaissances avancées en matière de sécurité sur le terrain ". Ces formations en ligne sont disponibles via les liens suivants:- Sécurité fondamentale des Nations Unies sur le terrain
- Connaissances avancées en matière de sécurité sur le terrain
- La durée de la formation est d'environ 5 heures et elle est conclu par un test obligatoire comprenant 30 questions. À la fin du cours, un certificat de réussite sera généré, que vous pourrez ensuite imprimer ou sauvegarder en format PDF ou en tant que fichier image à titre de référence.
- Veuillez noter que lorsque vous accéderez au lien de ce site Web, il vous sera demandé d'entrer votre nom et un mot de passe. Vous êtes invité à créer votre propre mot de passe, au cas où vous décideriez de vous déconnecter durant la session de formation avant de vous reconnecter ultérieurement. Sinon, le système ne retiendra pas dans quelle mesure vous avez progressé et vous devrez redémarrer le cours depuis le début.
- Si vous avez déjà suivis ces formations sur la sécurité, veuillez tout simplement nous faire parvenir une copie de vos certificats de réussite à notre bureau. Un certificat de réussite a une validité de 3 ans seulement. Veuillez suivre de nouveau ces formations si nécessaire.
Navigateur Web :
- Veuillez noter que les cours en ligne fonctionnent correctement seulement avec Internet Explorer
sur un ordinateur Windows. La même chose s'applique pour ceux qui doivent suivre la formation " Connaissances avancées en matière de sécurité sur le terrain ". À la fin du cours, un certificat de réussite sera généré, que vous pourrez ensuite imprimer ou sauvegarder en format PDF ou en tant que fichier image à titre de référence.
Information et Assistance technique :
Autres
- Questionnaire d'initiation du personnel
Si votre lieu d'affectation est situé aux Etats-Unis, veuillez contacter votre Chargé/e de RH.
1ère ligne : laissez le champ du numéro de Sécurité sociale en blanc, sauf si votre lieu d'affectation se trouve à New York.
2ème ligne : les numéros de bureau, salle et téléphone peuvent être laissés en blanc.
3ème ligne : type de visa peut être laissé en blanc.
4ème ligne : type d'engagement = durée déterminée (« Fixed-Term »)
5ème ligne : les champs pour lesquels vous n'avez pas d'information disponible peuvent être laissés en blanc.
6ème ligne : tous les champs sont à remplir
7ème ligne : de même
8ème ligne : votre point d'entrée dans le pays peut être l'aéroport d'arrivée.
Veuillez remplir, le cas échéant, les rubriques des renseignements relatifs à la famille, aux employés de maison et aux indemnités des personnes à charge.
Enfin, signez et datez le document. - Désignation, changement ou révocation du/des bénéficiaire/s
Si vous passez par Copenhague afin d'assister à la session d'information, votre Chargé/e de RH peut vous servir de témoin et signer ce formulaire. Si tel n'est pas le cas, veuillez demander à une personne autre que votre bénéficiaire d'y apposer sa signature comme témoin. - Déclaration de l'ONU
Veuillez laisser en blanc la rubrique « For the Secretary-General ». - Questionnaire du statut des personnes à charge
Section I : « M.I. » = initiale du second prénom (« Middle Initial »)
Pensez à fournir la preuve des gains de votre conjoint/e ou de l'indemnité pour enfant à charge là où elle est requise. - Énoncé/information concernant la responsabilité en matière de
sécurité
Page 5 : à remplir les champs du nom, date ; à imprimer et signer.